De ORDRSP (ORDer ReSPonse) is het EDI bericht waarmee de leverancier een in zijn (ERP) systeem ingevoerde order kenbaar maakt aan het systeem van een retailer (de administratieve orderbevestiging). Het niet meer hoeven in te voeren van de voororders is de belangrijkste functie en dit bericht. Over dit bericht bestaat de nodige spraakverwarring met betrekking tot functie, juridische status en timing. In dit blog zal ik duidelijkheid proberen te scheppen in elk van die aspecten.
In het fashion voororder proces gaan we er vanuit dat de retailer een order plaatst op een beurs of van een monstercollectie die hij of zij nog niet eerder gezien heeft (face-to-face). De artikelen zijn op dat moment in ieder geval nog niet bekend in het systeem van de retailer. In een later blog behandel ik het EDI bericht ORDERS dat voor nabestellingen wordt gebruikt.
De ORDRSP komt het beste tot z’n recht indien de retailer bij de inkoop de order uit kan splitsen over de filialen (indien een filiaalbedrijf) en als de leverancier de ORDRSP aan kan leveren binnen 48 uur na de vastlegging van die order(s) in zijn systeem. De leverancier dient bij elke ORDRSP een PRICAT (zie blog 27 januari 2013) aan te leveren, met daarin minimaal alle EAN-codes (GTIN’s) die in de ORDRSP voorkomen. Op basis van de binnenkomende PRICAT + ORDRSP kan het retailsysteem de nieuwe artikelen aanmaken op artikel/kleur/maat-niveau en de voororder per filiaal creëren. Dat alles met de coderingen die de leverancier aanlevert en ook zo op het consumentenlabel staan (inclusief de barcode van de leverancier). Zodoende hoeft de retailer de orders van de steeds weer wisselende collecties niet meer in te voeren en ligt de order in zijn systeem net zo vast als in het systeem van de leverancier (zelfde prijzen, zelfde identificatie, zelfde coderingen, zelfde locatie). Leveranciers die de ORDRSP niet of pas heel kort voor de uitlevering aanleveren dienen zich te realiseren dat de retailer zo vlak voor de start van zijn of haar verkoopseizoen een piekbelasting heeft (ontvangst goederen) waarin minder tijd beschikbaar is om data te controleren en waar nodig te verrijken. Sommige retailers zullen daardoor geneigd zijn zelf de data in te voeren met als consequentie dat de latere terugkoppeling van de doorverkoopcijfers niet op basis van de leverancierscoderingen plaats gaat vinden.
De functie van de ORDRSP is meestal het kenbaar maken van hoe een order voor een retailer in het systeem van de leverancier initieel is vastgelegd. Voor die functie wordt functiecode 46 in kop van het ORDRSP bericht meegegeven. Qua juridische status is dat EDI-bericht daarmee niet anders dan de orderbevestiging die de retailer na het showroombezoek van de leverancier op papier mee krijgt. Het is een intentie tot levering, maar met code 46 erin, nadrukkelijk geen verplichting tot levering. Sommige leveranciers hanteren het argument dat zij geen ORDRSP per EDI aan willen leveren omdat zij daarmee een productie- en leververplichting aan zouden gaan. Dat is dus een oneigenlijk argument zolang code 46 in de ORDSRP wordt meegegeven. Er bestaan andere codes voor wijzigingen en een definitieve bevestiging van een uit te leveren order.
In de orderkop staan de orderdatum en het unieke ordernummer van de leverancier, alsmede de locatie waarnaar de order gestuurd gaat worden (in EDI termen de Delivery Party, DP); dat is meestal een distributie centrum of een winkel. En het overeengekomen levermoment. Indien de retailer bij de inkoop de filiaalverdeling heeft aangegeven, dan staat in de orderkop ook de winkel waarvoor die goederen ingekocht zijn (in EDI termen de Ultimate Consignee, UC); ook al worden de goederen prepacked per winkel naar een distributie centrum gestuurd (cross dock). In de onderliggende orderregels staat de artikelinformatie: de EAN-code van het artikel, het aantal bestelde stuks van dat artikel en de overeengekomen inkoopprijs per artikel.
In het document de 11 winstpunten van EDI, staat de flow van de meest gangbare EDI berichten in fashion nader uiteengezet. Met de informatie uit de ORDRSP (prijzen en aantallen) kan de ‘in nota’ positie automatisch worden bijgewerkt. De inkoopprijs uit de ORDRSP kan tevens als input dienen voor een geautomatiseerde factuurcontrole, waarover meer bij de behandeling van het EDI factuurbericht (INVOIC).
Nagenoeg alle leveranciers die EDI doen, kunnen ook het EDI bericht ORDRSP aanleveren. Een uitzondering is de Deense volume leverancier Bestseller met merken als ONLY, Vero Moda en Jack&Jones. Bestseller begint het EDI proces pas bij het moment van leveren; met een PRICAT en een DESADV. Dat is ook werkbaar en handig omdat daarmee van alle geleverde goederen de juiste productinformatie elektronisch binnenkomt inclusief de EAN codes van alle geleverde artikelen. Daarmee kan de retailer de prijskaartjes van Bestseller in zijn/haar winkel gebruiken.
Het ORDRSP bericht is voor veel retailers belangrijk en handig, met name voor de periode tussen de inkoop en de feitelijke levering, welke periode in de fashionmarkt al snel 4 of 5 maanden kan beslaan. Door een tijdige en juiste aanlevering van de ORDRSP heeft de leverancier een beter kans op het verkrijgen van goede doorverkoopcijfers en naorders – voor wat hoort wat –
