Ketensamenwerking kan zonder EDI niet goed functioneren. EDI bestaat er in vele verschijningsvormen; de ene beter dan de andere. Het mooiste voorbeeld van EDI in de Nederlandse fashion retail is in mijn ogen Gebrs Coster bv uit Capelle aan den IJssel. Een niet voor iedereen bekende bedrijfsnaam, maar een oh zo efficiënte retailoperatie met meerdere monobrand, maar ook een duobrand formule.
Gebrs Coster bv exploiteert een unieke duobrand retailformule, alsmede monobrand formules op franchise basis van de merken: G-Star RAW, Denim & Supply by Ralph Lauren, Dockers, Petrol en Adidas. Het in 2011 gestartte duobrand retailconcept heeft de naam CTC ColourToColour, waarin de ene helft van de winkel uit 100% G-Star RAW bestaat, de andere helft van de winkel uit 100% adidas Originals en het middenstuk als gemeenschappelijke service ruimte fungeert (passen, afrekenen, gecombineerde presentatie).
Gebrs Coster bv is een van oorsprong Rotterdams familiebedrijf met een rijke historie. Begonnen met de multibrand formule ‘Coster voor vader en zoon’ en later groot geworden als franchisenemer van Levi’s en Dockers, heeft Gebrs Coster enkele jaren geleden een structurele omslag gemaakt naar intensieve samenwerking met een beperkt aantal merken.
Ketensamenwerking, focus en een ver doorgevoerde efficiency van de bedrijfsvoering zijn de kernwoorden van het succes van deze retailorganisatie. De zeer beperkte hoeveelheid mensen waarmee Gebrs Coster bv een dermate groot aantal winkels aan kan sturen is ongekend in de wereld van centraal geleide modische filiaalbedrijven. Gebrs Coster bv werkt alleen nog maar samen met merken die sterk geloven in ketensamenwerking en de processen tussen brandowner en retailer voor 100% middels EDI kunnen ondersteunen. Voor alle duidelijkheid: Gebrs Coster bv koopt zelf voor eigen rekening en risico in bij de merken en heeft daardoor met dezelfde processen te maken als een traditionele multibrand retailer.
De collectie orders worden per filiaal uitgesplitst geschreven in de showroom van de merken. De merken leveren de orderbevestigingen digitaal aan middels het EDI bericht ORDRSP per filiaal, vergezeld van een bijbehorend PRICAT bericht met onder meer de adviesverkoopprijs daarin. Gebrs Coster voert geen collectie orders meer in en ook geen product data. Tijdbesparing: 100%, alsmede veel minder fouten en een veel snellere databeschikbaarheid.
Tegen de tijd dat de nieuwe collecties geproduceerd zijn, levert de merkleverancier die conform de initiële order direct af bij het juiste filiaal. Voordat de goederen daar ontvangen worden, heeft de merkleverancier per EDI al een pakbon (DESADV) per vestiging aangeleverd, waarin precies per EAN-code vermeld staat hoeveel stuks er per filiaal afgeleverd gaan worden. Het voorraadsysteem van Gebrs Coster bv (ProFashionAll van PFA) weet zodoende wat er ontvangen gaat worden. Bij de aflevering in de winkel worden de goederen ingescand waarna automatische vergelijking plaatsvindt met de DESADV. Eventuele afwijkingen worden op deze manier automatisch vastgesteld. Gebrs Coster bv bespaart hiermee enorm veel tijd, geld en mankracht. De belangrijkste pluspunten zijn een aanzienlijk verkorte time-to-shopfloor (gemiddeld 4 dagen eerder op de winkelvloer), alsmede door te kunnen groeien in het aantal filialen, zonder dat de capaciteit van het centraal magazijn uitgebreid hoeft te worden.
De uitlevering van de goederen is de trigger voor de leverancier om ook de factuur te versturen. Ook deze wordt 100% aangeleverd via EDI (INVOIC), met een tweeledig voordeel. Gebrs Coster bv hoeft geen facturen meer in te boeken in haar financieel systeem (Finall van Bizon Software), maar nog belangrijker: de factuurcontrole kan volledig automatisch plaatsvinden. Het voorraadsysteem weet immers al welke EAN-codes besteld zijn, wat die mogen kosten (ORDRSP) en welke EAN-codes in welke aantallen, voor welke filialen, geleverd zijn (DESADV). De feitelijk ontvangen aantallen per EAN-code (ingescand bij binnenkomst) worden weggeschreven in een afstemmingsdatabase (FactMatch van Bizon Software). De gefactureerde aantallen en bedragen per EAN-code worden ook weggeschreven naar FactMatch, waarna FactMatch een verschillenlijst kan genereren van de discrepantie op EAN-level van aantallen en prijzen. Leveringen en facturen die kloppen worden automatisch gecontroleerd, goedgekeurd en betaalbaar gesteld. Deze methodiek werkt zeer efficiënt en levert een enorme besparing op in manuren.
Elke gerealiseerde verkoop wordt dagelijks automatisch via EDI (SLSRPT) kenbaar gemaakt aan de leverancier. Daarnaast ontvangt elke leverancier eens per week een update van de actuele voorraadstand per EAN-code, per filiaal (INVRPT). De leverancier kan zodoende tot op het diepste niveau mee monitoren hoe de business verloopt. Deze informatie-uitwisseling is de basis voor daadwerkelijke ketensamenwerking: meten=weten, vermenigvuldigen kan niet zonder delen. Onderling vertrouwen en elkaar het beste gunnen zijn de overige randvoorwaarden voor een daadwerkelijke win-win situatie.
Ook de herbevoorrading van de basics is heel effectief geregeld middels EDI. Gebrs Coster bv heeft van de NOOS-artikelen per filiaal en per EAN-code een minimum en maximum voorraad ingegeven in haar voorraadsysteem (PFA). PFA berekent zodoende periodiek welke EAN-codes in welke aantallen voor welke filialen nabesteld dienen te worden en creëert daar een EDI order bericht van (ORDERS). Deze elektronische orders worden automatisch en met voorrang bij de leverancier verwerkt, waardoor er binnen twee dagen nageleverd kan worden op filiaalniveau. Ook daarvan volgen DESADV en INVOIC berichten, waardoor zowel de levering als de facturatie en de controle zeer efficiënt plaats kunnen vinden. In dit replenishement proces zijn de lager benodigde feitelijke voorraad alsmede de verminderde lost sales de belangrijkste winstpunten.
Voor de afhandeling van al haar EDI verkeer maakt Gebrs Coster bv gebruik van de dedicated EDI oplossing eBiss / eGate, geleverd en gesupport door FashionUnited Indicia. Gebrs Coster doet daarmee ook EDI met G-Star RAW, zowel in EDIFACT als in XML forrmaten. Met eBiss heeft Gebrs Coster bv veel flexibiliteit in eigen huis. Zonder de migratie twee jaar terug van het MessagingCenter naar eBiss/eGate had de bedrijfsvoering van Gebrs Coster bv nooit zo effecient kunnen zijn, aldus Klaas Both, de controller van Gebrs Coster bv.
